Trong xã hội hiện đại, văn phòng ảo (virtual office) đang dần trở thành một loại hình mà ngày càng được nhiều các Start Up lựa chọn và sử dụng. Không chỉ là nơi đặt văn phòng tại một vị trí đẹp dễ tìm, nơi để tiếp nhận các thư từ và trao đổi với khách hàng, dễ dàng làm việc với các đối tác hơn. Tuy nhiên, loại hình này vẫn còn nhiều bất cập khi khách hàng đăng ký phải một văn phòng ảo không mấy uy tín. Chúng tôi sẽ đưa ra một số thông tin được khách hàng chia sẻ để các bạn cùng rút kinh nghiệm nhé.

Các dịch vụ cung cấp không được hoàn thiện

Đa số các văn phòng ảo đều phải phục vụ rất nhiều khách hàng. Vì thế, không phải lúc nào văn phòng ảo cũng có thể đáp ứng được cho bạn tất cả các dịch vụ một cách chu toàn. Mỗi văn phòng, công ty dịch vụ văn phòng ảo đều có cơ sở vật chất để phục vụ tối đa một lượng khách hàng nhất định, sẽ như thế nào nếu có quá nhiều người cần sử dụng một dịch vụ nhất định? Do vậy, để giảm thiểu khả năng kẹt phòng họp, hay máy in, các bạn cần tìm hiểu về dịch vụ văn phòng ảo mà bạn đang đăng kí làm việc có phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp bạn hay không để tránh những rủi ro nhé.

Sự bảo mật thông tin không an toàn

Bí mật thông tin là một trong những điều phải được đặt lên hàng đầu trong xã hội hiện nay. Việc rò rỉ thông tin cá nhân, doanh nghiệp tại các văn phòng ảo hiện nay đang diễn ra ngày càng phức tạp và tinh vi hơn. Và chắc hẳn ai cũng biết được hậu quả của việc bị đánh cắp thông tin cá nhân là vô cùng lớn và phức tạp. Thế nên, hãy chọn cho mình một văn phòng ảo có uy tín cũng như đảm bảo được thông tin mật của bạn và doanh nghiệp trước khi ký kết với nhau.

Cẩn thận về những mánh khoé trong hợp đồng khi thuê văn phòng ảo là điều cần thiết để tránh bị lừa

Hợp đồng ký kết không đúng hoặc không rõ ràng

Vì một số lý do gì đó mà khi bạn cần dựa theo hợp đồng để đối chiếu thì… hỡi ôi, có những điều mà không được nêu rõ trong hợp đồng làm cho bạn phải chịu thiệt. Nên nhớ, hãy đọc thật kỹ, tìm hiểu các thông tin và điều khoản có trong hợp đồng trước khi đặt bút ký. Để nếu có xảy ra tranh chấp thì không phải rơi vào trường hợp tiền mất, tật mang. Điều này thường xảy ra ở các công ty văn phòng ảo thiếu uy tín, họ thường đặt ra nhiều mánh khoé trong hợp đồng, những điều khoản không cụ thể hay rõ ràng nhằm lừa người thuê. Hãy cẩn thận với những điều được đề cập trong hợp đồng, hoặc nếu muốn chắc chắn hơn thì hãy đến các văn phòng luật sư nhờ sự giúp đỡ.

Vấn đề về cơ quan pháp lý

Trong các vấn đề liên quan đếnp luật pháp Việt Nam hiện nay rất khó có thể tìm thấy thuật ngữ văn phòng ảo trong các tìm kiếm về chế định luật. Mặc dù pháp luật vẫn cho phép việc cho thuê dịch vụ văn phòng ảo nhưng một số lỗ hổng về mặt pháp lý về việc sử dụng văn phòng ảnh còn nhiều nên vẫn nên cân nhắc.

Văn phòng ảo là một nơi đáng để các start up lựa chọn hàng đầu để tiết kiệm nguồn vốn

Đội ngũ nhân viên phục vụ thiếu chuyên nghiệp

Điểm mạnh của dịch vụ Virtual Office này đó chính là bạn có thể làm việc ở bất kì đâu mà không cần phải đến văn phòng. Trong trường hợp bạn cần gặp trực tiếp với khách hàng, đội ngũ lễ tân sẽ hỗ trợ việc tiếp khách trong khi thời gian bạn đến. Đây cũng là biểu hiện việc công ty bạn có chuyên nghiệp, ấn tượng hay không trong mắt của khách hàng. Nhưng vì thế mà cũng có một số đơn vị dịch vụ văn phòng ảo chưa có kinh nghiệm đào tạo thì đội ngũ nhân viên cũng sẽ thiếu đi sự chuyên nghiệp và linh hoạt trong khâu chào đón khách hàng. Điều này cũng cực kì ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu của bạn trong lòng khách hàng hoặc đối tác khi đến phòng họp.

Tiện ích của văn phòng ảo

Sự thuận tiện đến từ việc chuyên nghiệp trong thái độ phục vụ cũng như tác phong của nhân viên hoặc cơ sở vật chất sẽ làm bạn cảm thấy thoải mái hơn. Nhưng đừng vội vàng khi đi kèm những dịch vụ bên ngoài cũng chỉ là hình thức câu khách. Văn phòng ảo sẽ là xu thế cho thời đại công nghệ số một cách tối ưu nhất. Bạn có thể lựa chọn một số cái tên tiện ích dịch vụ văn phòng ảo uy tín để đồng hành nhằm đạt được hiệu quả công việc cao nhất.